湘外经院团字〔2024〕20号
关于印发《湖南涉外经济学院学生社团管理条例》的通知
各二级学院团总支，各部门（单位）：
《湖南涉外经济学院学生社团管理条例》，经会议审议已通过，现予印发执行。
共青团湖南涉外经济学院委员会
2024年10月15日
湖南涉外经济学院学生社团管理条例
第一章 学生社团活动审批管理条例
第一条 社团的日常活动需提前两周将相关的资料交至活动指导办公室审核，并及时联系综合办公室处理经费，在提交纸质版资料前，先将策划书与财务表的电子版分别提交至活动指导办公室与综合办公室。在审核通过后，再打印并提交纸质版。并交至校团委审批。
第二条 晚会类型的活动提前3～4周（大型活动提前4周）将相关资料交于活动指导办公室审核，有经费支出的活动提前联系综合办公室进行电子经费的审核，并在晚会类型活动至少在举办的前两周联系文体活动办公室进行晚会节目的审核。未经文体活动办公室审核通过的节目禁止在活动过程中表演。
第三条 社团活动审批通过后，活动指导办公室会通知相应的协会举办活动的具体时间和场地，严禁举办未审批通过的活动，禁止在举办完活动后再上交策划书等资料，一经发现此类情况活动指导办公室将就相关事宜上报于校团委领导并依据湖南涉外经济学院学生社团处罚说明作出相应处理。
第四条 社团活动策划书等相关资料的受理时间统一为每周的二、四，受理时间于每周三的下午19:00截止，活动负责人需要在周三前将活动材料提交至活动指导办公室审批，过期将不予以受理社团的相关活动，未及时提交导致社团活动推迟，后果由社团自行负责。
第五条 未经审批的社团活动，严禁提前在校园内进行海报、横幅、喷绘等宣传工作，一经发现取消其活动且予以一定的批评，并记入社团评比项目中。若在警告后，不及时销毁社团的违规宣传物资，将由宣传办公室的干事直接进行销毁。
第六条各社团申请开展的活动可行性要强，且需符合本协会的性质和宗旨，各社团应秉持着互相学习、交流的理念举办活动，相互交流发展中的经验，使活动举办得更加有意义。策划书等活动资料必须严格按照活动指导办公室提供的策划书等模板要求书写，否则资料将不予受理。
第七条 需要在状元楼前坪开展的活动或进行摆点工作的协会，需及时上交场地申请报告，严禁在摆点期间进行任何形式的商家宣传活动，且各社团在摆点期间需严格遵守相关的纪律和开展相应的卫生工作，摆点时所用的桌椅及帐篷需在活动举办完后及时地归还与撤回。
第八条 社团开展活动时场地申请报告、横幅申请报告、喷绘申请报告、外出活动安全责任书上均需盖上本协会的章。未盖本协会章的相关资料将不予以受理
第九条 社团开展活动的时间和场地将根据活动的各个工作环节予以确定和适当协调，社团在活动开展前就社团活动准备和落实好相关事宜，若未提前将相关工作准备好的社团活动将考虑予以适当的推迟。
第十条 社团活动在场地和时间还未确定的情况下，尽量不要将相关邀请等过早地宣传出去，以便在某些不确定的因素出现时能做出及时且适当的协调。若相关社团的活动需要在周末举行的（包括学术讲坛的周五晚上、世纪讲坛的周六），社团自身需事先与相关场地的负责老师及时取得联系并取得同意后再将场地申请报告上交。
第十一条 为根据学校安保需要，社团的外出活动需要在递交活动资料的同时递交安全责任书，需要社团相关负责人提前确认好活动人员，以便确保社团活动的顺利进行。
第十二条 社团需要在举办活动结束后的三个工作日内将活动总结电子版交至活动指导办公室处。将活动策划方案、活动宣传稿、活动推文、新闻稿、活动总结、活动相关照片以及活动流程表交至活动指导办公室存档。
第十三条 社管部举办的大型活动的活动解释权归湖南涉外经济学院学生社团管理部所有。
第十四条 为保证活动场地的卫生整洁，有需要申请教室和公共场地的社团活动，需要在提交活动策划的同时提交场地清洁责任书。提交的场地清洁责任书需要由活动负责人填写好并盖好本社团的章。
第十五条 为促进社团和谐，使社团能够有序运转，社团及社团负责人需积极参与由学生社团管理部召开的各种社团会议，不得无故缺席会议。
第十六条 为保证社团正常发展，社团及社团负责人需按规定时间交齐相应社团文件、资料等。
第二章 学生社团财务管理条例
第十七条为加强财务管理，规范财务工作秩序，提高财务工作管理水平，制定详尽的财务管理制度。
第十八条湖南涉外经济学院学生社团管理部综合办公室工作应当遵循本制度的规定。
第十九条学生社团管理部综合办公室对各社团财务管理工作有监督、审核的权利。社管需对财务管理上出现的问题进行相应的指导，更快更好地引导社团的财务管理情况。
第二十条 正确、合理地管理、使用资金，节约开支。
第二十一条 开展财务分析，参与制定社管部经济决策，加强经费核算，提高资金使用效益。
第二十二条 认真执行会计制度，及时、准确、完整地记账、结账、报账，编制财务预算。结算后要进行详细地记录与整理。
第二十三条 建立和完善社管部财务管理制度，加强对社团财务进行监督；对严重违纪、损害社团会员利益的收支应及时向部门负责人和团委报告、检举。加强对于问题社团财务的监督，加大对于出现反复财务问题社团的处罚力度。
第二十四条 本校经申请成立的注册社团新增会员按20元/人，收取会员费，并发放会员证。隐瞒新增会员，未告知给社管部综合办公室的社团，一经查实，社管部将作严肃处理。
第二十五条 每学年初，社团统一进行召新，各社团的会费由校团委统一管理，作为社团活动经费储备。
第二十六条 严令禁止任何社团与赞助商合作在我校举办活动。
第二十七条 综合办公室人员对社团开展活动经费采取“少花钱，合理运用”的原则进行审批。
第二十八条 每学期期末各社团应把账本复印件、财务报表和收据复印件交往社管部综合办公室，综合办公室将对各个社团的账目进行对账，再交由校团委审批保存。
第三章 学生社团喷绘、横幅、海报等宣传管理条例
第二十九条 社团举办的活动所需要的宣传物资都由该社团的宣传办公室自行进行制作，再交由社管部宣传办公室审批。
第三十条 任何社团活动现场的宣传物资（包括喷绘、横幅、海报等）都得严格按照规定的尺寸和要求定制，宣传物资需落款“学生社团管理部宣”，违者将由社管部干部撤销其悬挂的宣传物资；
第三十一条 社团张贴的相关宣传物资应保证悬挂至规定的宣传地点，违者由社管部干部撤销其横挂的宣传物资并记入年度评优考核；社团在露天和公寓内的张贴栏张贴的海报，应注意避免覆盖其他仍处于有效期的海报，且及时进行过期海报的清理；
第三十二条 喷绘、横幅、海报等宣传物资中不能含有商家信息；
第三十三条 社团活动名称、时间、地点在提交活动策划书至活动指导办公室的同时，在宣传办公室进行报备，需提前至少15天。各社团活动的活动现场的宣传物资需上报学生社团管理部审批，并交由宣传办公室审批备案均通过后方可根据时间进行悬挂或张贴。
第三十四条 社团活动现场宣传规范宣传物资具体审核要求：
（一）海报
1、要求：有一定的审美体现，注意排版布局，海报要有一定的质量；不允许张贴。
2、落款：明确主办单位、承办单位、协办单位全称，不得以简写落款；
3、各社团宣传信息需统一落款：学生社团管理部宣，其他信息根据承办单位、协办单位落款；
4、日期：具体到年月日时间段，标明具体地点；
5、海报尺寸：60×90cm；
6、审核时间：各社团海报审核时需至少提前15天将海报设计出来，并报宣传办公室备案，审批备案均通过后方可进行悬挂。
（二）喷绘
基本要求：
1、符合活动主题，有一定的审美体现，注意排版布局。
2、落款：明确主办单位、承办单位、协办单位全称，不得以简称、简写落款；
3、统一落款校团委学生社团管理部宣，其他信息根据承办单位、协办单位落款。
4、审核时间：各社团喷绘审核时需至少提前15天将喷绘设计图用A4 铜版纸打印出来，并报宣传办公室备案，审批备案均通过后方可进行悬挂。
（三）横幅
1、基本要求：模式基本统一
横幅标语根据自身活动需要确定。（字体较大）
时间、地点可根据需要放在横幅第二棑。（字体较小）
禁止将商家信息置入横幅。
落款：统一落款学生社团管理部宣，其他信息根据承办单位协办单位落款；
注：横幅落款是硬性要求，时间、地点可要可不要。
2、横幅尺寸：宽0.8m，长10m。
3、审核时间：各社团宣传横幅内容需提前15天交由学生社团管理部审批，并报宣传办公室备案，审批备案均通过后方可进行悬挂。
4、悬挂要求：跨街悬挂的横幅不能影响正常的交通。横幅必须悬挂稳定，不能破坏校园环境。若横幅在悬挂过程中不慎松动或掉落，需立即处理。
注：活动现场定为户外的社团，活动现场允许悬挂宣传物资（喷绘、横幅、海报）。
第四章 学生社团报刊、网络宣传管理条例
第三十五条 为提高我校各社团知名度，并对其活动进行充分有效地宣传，各社团应建立网络宣传平台，如官Q、抖音等。
第三十六条 活动前期及期间，各社团应在各自的网络平台上对活动进行适当的网络宣传。同时，各社团应提前联系社管部新媒体办公室的干部，将活动的电子版策划书发送至社管部官方QQ邮箱（2191947880@qq.com）利于社管部新媒体办公室干部了解该社团活动具体时间地点及流程，社管部新媒体办公室将会通过网络平台对活动进行宣传。
第三十七条 活动前期及期间，各社团应提前告知社管部新媒体办公室干部活动的时间、地点以及活动内容，社管部新媒体办公室将会在活动开始之前派干部到达活动开展地进行采访、摄影。
第三十八条 各社团举办的活动后，应自行准备一篇新闻稿以及活动相片交予社管部办公室新媒体办公室。
第三十九条 社管部新媒体办公室向各社团征集稿件，各社团应按要求准时上交。
第四十条 均在“五星社团”评比中额外加分。（稿件可在社管部值班期间交到新媒体办公室或交稿至社管官方QQ邮箱：2191947880@qq.com）
第四十一条 各社团凡是出杂志报纸等刊物时，需交由社管部新媒体办公室审核，审核通过之后方可发行。
第四十二条 各社团的新浪微博密码应告知社管部新媒体办公室，社管部新媒体办公室将在月末、季末以及学期末对部分社团的新浪微博进行审核。
第四十三条 各社团的官Q每天都应定时定量更新来保持官Q的活跃度，各社团不得发表违背社管规章制度的内容。
第四十四条 各社团的新浪微博都应关注社管部官方微博，社管部也将重要信息发表在官方微博上，各社团须定时转发社管部官方微博消息。
第五章 文艺节目审批条例
第四十五条 晚会节目的审批必须在申请晚会时间的前三个星期，必须有详细的晚会活动计划及流程，经文体活动办公室干部审批后签字方可举办晚会。
第四十六条 按照约定的时间、地点进行节目的审批、彩排，不管是审批还是彩排所有演员必须到场，没到则直接取消，且不得上晚会舞台；节目必须保证人员的安全问题，如有安全隐患，则直接取消；节目未被审批过，也不得在晚会上表演；对于校外邀请的节目需简单审核节目内容及质量，按要求予以通过。
第四十七条 晚会节目的流程，节目审批的前一个星期需将晚会流程的定稿交给社管部文体活动办公室，在保证活动质量的前提下，对于社管部文体活动办公室给予的正确的意见或建议应虚心接受和采纳。
第四十八条 彩排时间定好后应尽早通知社管部文体活动办公室，并及时通知表演人员，保证彩排时人员到齐。大型活动晚会活动需提前与社管部文体活动办公室沟通舞台效果以及道具设备需求，在活动中彩排联排时间观念差，不接受社管部文体活动办公室合理地安排的节目参演者，必要情况下直接取消上台资格。
第四十九条 晚会主持人必须通过审批同意后才能上台。
第五十条 节目审批后晚会演出前，如有演员生病或突发事件不能演出的，应及时告知社管部文体活动办公室，如有预备节目，用预备节目替换；如无预备节目，则及时重新安排站位或用其他演员替换。
第五十一条 对于社管部文体活动办公室有自身的意见或建议，无论是日常工作，还是审批节目、彩排的方式、态度等方面，都可以提出，我们必将对正确的建议虚心接受并加以改正。
第五十二条 对于社团晚会实属文艺部监管的各项工作开展优秀个人及集体，给予年度各项奖项评比相应加分。
第五十三条 对于在审批或者彩排时态度极其恶劣的表演人员将取消其演出，并记录在晚会节目的审批表上。
第五十四条 晚会节目需做到健康，积极向上，富有吸引力，丰富校园文化，提高自身素质。
第六章 志愿者管理条例
第五十五条 学生社团不得通过公益活动获取经济利益，不得违背该社团的性质。
第五十六条 校外的大型活动志愿者的征集，各社团应积极配合工作，提供志愿者参与活动。
第五十七条 志愿者应遵守学生行为规范、志愿者行为准则，尊重他人，养成良好的思想道德和行为习惯的义务。
第五十八条 各公益性社团在进行志愿者活动时，应严格遵守纪律，不可出现违章乱纪的事，并且还要确保志愿者的基本权益。
第五十九条 各学生社团在招募志愿者时，应当向志愿者说明与志愿服务有关的真实、准确、完整的信息以及在志愿服务过程中可能存在的风险。
第六十条 志愿者活动负责人及时收集整理活动志愿者名单资料，并积极配合社管部志愿者指导办公室的工作安排。
第七章 学生社团团支部管理条例
第六十一条 各学生社团团支部必须由校团委和学生社团团总支批准成立，由各学生社团共青团员组成，接受校团委的指导和学生社团团总支的管理。
第六十二条 作为社团的一级组织，务必遵守我国宪法、法律和校规校纪，遵守社团管理条例及其他相关规定，务必坚持认真、负责地协助、支持和监督社团各项工作的开展，以规范本社团组织管理，丰富校园文化生活为最终目标。
第六十三条 社团团支部必须以中国特色社会主义理论体系为指导，坚持用中国特色社会主义核心价值体系武装团员，对团员进行管理和教育。监督团员切实履行义务，执行团的纪律；保障团员的权利不受侵犯，对工作积极认真的团员进行表彰。对违规团员，要及时上报上级团组织，力求把他们培养成为社会主义事业的合格建设者和可靠接班人。
第六十四条 团日活动
（一）社团团支部需积极响应校团委和社团团总支的号召，按照要求开展每月的团日活动。
（二）社团团支部在团日活动开展前，需要将《团日活动申请表》交至活动指导办公室审批，审批后由社团团总支进行盖章并存档。
（三）活动中需做好团日活动记录，拍摄活动素材。
（四）活动结束后，需要按照通知要求，在规定时间内将团日活动材料交至志愿者指导办公室进行存档。
第六十五条 支部会议与活动
（一）各社团团支部需按照要求参加团支书大会、团支部换届等重要支部活动，社团团支书不得无故缺席。
（二）各社团团支部需定期召开支部会议，组织相关活动，丰富社团文化氛围，增加社团活力。
第八章 学生社团活动安全问题管理条例
第六十六条 各学生社团不应触及国家法令、学校校纪校规。
第六十七条 各学生社团不得进行超范围活动，如若发现，学生社团管理部有权要求该社团停止活动，并且收回场地的使用权。
第六十八条 各学生社团组织的活动应尽量在课余时间进行，不得影响正常的教学秩序。
第六十九条 学生社团邀请校外人士参加活动时应提前一周向学生社团管理部调研办公室提出申请，报请学生社团管理部主席团与团委老师批准后，方可进行。
第七十条学生社团经批准同意的活动应严格按照活动计划方案开展，应充分考虑天气与交通因素，在不利于活动开展的情况下，及时更改时间或取消活动，并及时报于学生社团管理部。
第七十一条 学生社团经批准同意组织的校外活动和具有风险性的校内活动须成立临时安全领导小组，及时汇报活动进展安全情况。
第七十二条 学生社团在活动开展前需签署安全责任书并交于学生社团管理部综合办公室留档保存。
第七十三条 学生社团擅自举办未经审批或未按要求开展活动的，情节轻微的，取消社团年度内所有评比资格；情节严重的，勒令社团冻结整顿或对社团进行解散处理，并建议学校相关部门给予社团负责人和相关人员相应处分。
第九章 社管部各办公室评分细则
第七十四条 综合办公室评分细则
（一）定期对账情况（20分）
（二）社团财务情况（20分）
（四）例会考勤情况（20分）
（五）活动经费使用情况（20分）
（六）物品借取与归还情况（20分）
第七十五条 宣传办公室评分细则
（一）海报：
海报主题突出，质量高低，落款正确，遵守规范，提前交由宣传办公室审批（20分）
（二）横幅：
横幅内容符合标准，时间地点落款正确，无字词上错误，按要求悬挂横幅制作符合标准，及时交宣传物资由宣传办公室进行审核（20分）
（三）各社团举办活动前后宣传的开展对社管工作的配合度。（20分）
（四）舞台布置：各学生社团举办活动的舞台布置是否符合活动主题（舞台布置是否新颖且实用，能为活动增色），不能凌乱、花哨。给活动现场制造良好的气氛。（20分）
（五）活动前的活动审批流程到位且活动期间宣传到位不出现违纪行为（20分）
第七十六条 文体活动办公室评分细则
（一）节目审核（30分）：
1.节目审核期间，社团工作人员、演员的到场情况（10分）
2.节目审核期间，社团干部、演员的态度（10分）
3.社团节目的质量（10分）
（二）社团晚会彩排效果（30分）
1.社团演员、主持人的到场情况（5分）
2.舞台、道具的准备情况（10分）
3.整场晚会的流程及彩排效果（15分）
（三）社团晚会现场（40分）：
1.灯光、音响等舞美效果（10分）
2.观众到场情况，现场气氛（10分）
3.演员、主持人演出效果（10分）
4.整场晚会流程及整体感觉（10分）
第七十七条 对外交流办公室评分细则
（一）活动前上交合同书（20分）
（二）活动过程中履行合同义务（20分）
（三）活动后三天内上交活动回馈（20分）
（四）活动后三天至五星社团评选前上交（15分）
（五）与社管社团交流良好（15分）
（六）与其他高校社团保持良好联系（10分）
第七十八条 活动指导办公室评分细则
（一）策划上交情况（20分）
（二）策划质量（参考策划的分工，活动的主旨以及活动策划的优秀率）（20分）
（三）负责人态度（20分）
（四）活动内容（社团举办活动是否有创新等）（25分）
（五）前期准备（15分）
附件：湖南涉外经济学院学生社团一览表